חברות ועסקים מנהלים לעיתים ארגונים בקנה מידה רחב במיוחד, שבו מתקיימים במקביל ענפים שונים, כמו שיווק ומכירה, ייצור ויבוא, ניהול חוזים, ניהול פרויקטים ועוד.
התקשרויות עם חברות אחרות, עם ספקים ולקוחות, שותפויות ופירוקים – כל אלה הם רק חלק קטן מעולמן של חברות וארגונים גדולים.
לכן במקרים רבים דרושים שירותי תמלול הקלטות למטרות עסקיות וארגוניות מגוונות.
אז איך שירותי תמלול לעסקים יכול לעבוד בשבילכם?
תמלול לארגונים וחברות – שירות ששומר עליכם
ארגונים וחברות גדולות בקנה מידה רחב, שולחים לעיתים זרועות ארוכות לכיוונים שונים:
פועלים בשיתוף עם רשויות וארגונים אחרים, מחויבים בחוזים בעלי תוקף משפטי ועשויים לשאת באחריות כבדה במקרים שונים.
לכן במקרים רבים יש חשיבות רבה לתיעוד רשמי, קביל משפטית של שיחות, פגישות, ועדות ואירועים ארגוניים אחרים, שעשויה להיות להם השלכה מרחיקת לכת על עתיד הארגון.
היתרונות של תמלול למטרות עסקיות
- הגנה משפטית – בעיקר כאשר מדובר על פגישה עסקית, חשוב לתעד את הדברים שנאמרו כדי להבטיח הגנה משפטית במקרה של מחלוקת בהמשך הדרך, על פי כללי תמלול משפטי.
- הפצת החלטות ארגוניות בין העובדים – עותקים מודפסים ומתומללים של ההחלטות שהתקבלו, אותם ניתן להעביר לעובדים לצורכי עדכון ויישור קו.
- תיעוד נתונים חשובים – במהלך מפגשים ושיחות בעלות אופי עסקי, פעמים רבות מדברים על נתונים עסקיים חשובים בקונטקסטים שונים, אותם חשוב לתעד לטובת שימוש בנתונים אלה בהמשך.
- לשתף את כולם – במקרים של ישיבות רבות משתתפים או פגישות חשובות, לעיתים לא כל המוזמנים יכולים להגיע. תמלול הפגישה מאפשר לעדכן את כל מי שחשוב ולוודא כי ההיעדרות שלו לא תמנע ממנו לקחת חלק בתהליכים חשובים.
- אחסון ושליפה – תמליל טקסט מודפס או מוקלד במחשב הוא קובץ נוח לשמירה שאינו תופס מקום רב, אך מכיל מידע רב ויקר ערך. נוח לאחסן אותו בלי לתפוס מקום רב וקל לשלוף אותו בשעת הצורך.
- לחלוק ידע – במקרים בהם הארגון עובר תהליך של שינוי, צמיחה והתפתחות, חשוב לשתף את העובדים לא רק בהחלטות שהתקבלו בדרג ההנהלה, אלא גם באופן שבו השינוי צריך להתבצע, בהמלצות מקצועיות והנחיות שונות, אותן ניתן להעביר באמצעות תמלול. שיתוף ידע באמצעות תמלול נעשה גם על ידי תמלול כנסים מקצועיים, ימי עיון, הדרכות ועוד.
כיצד מבצעים תמלול למטרות עסקיות?
תמלול, בין אם למטרות עסקיות או אחרות, מתבצע בדרך כלל על בסיס הקלטה.
הוא נעשה מתוך שימת דגש על כל פרט קטן בהקלטה, כמו שימוש נכון בסימני פיסוק וכללי הדקדוק, כדי להעביר לקורא את הנאמר בהקלטה בצורה המדויקת ביותר שניתן על ידי הדפסת הדברים.
תמלול מתבצע גם תוך התייחסות לטון בו נאמרים הדברים – בין אם נאמרו בלחש, או בצעקה, באירוניה או בכעס ועוד – במיוחד כאשר התמלול הוא לצרכים משפטיים.
עבודת המתמלל עצמה מחייבת מידה רבה של יסודיות, סבלנות וקפדנות, תוך חזרה על כל הקלטה מספר פעמים כדי לוודא כי הוא הבין את הדברים בצורה מדויקת ונכונה.
לבסוף הוא מספק ללקוח את התמלול על גבי נייר מודפס, ולרוב גם על גבי קובץ PDF דיגיטלי (קובץ שאינו ניתן לשינוי – במקרים של תמלול משפטי).
עבור צרכי תמלול שאינם משפטיים, ניתן לקבל את התמלול גם על גבי קובץ וורד.
לצד זה חשוב לציין כי מתמלל מקצועי מתחייב לשמור על סודיות ודיסקרטיות מוחלטת בנוגע לכל המידע שהוא נחשף אליו במסגרת עבודתו.
סוגי תמלולים לחברות וארגונים
אמנם תמלול למטרות עסקיות הוא שירות כללי שניתן לחברות, ארגונים ועסקים, אך מדובר על שירות מורכב, הכולל בתוכו שלל אפשרויות שונות ומגוונות שכל אחת מהן יכולה לענות על מטרה אחרת ולספק מגוון יתרונות בפני עצמה:
תמלול פגישות – פגישות בעלות אופי עסקי יכולות להיות מורכבות באופיין, לכלול מידע רב ואף להתנהל בצורה סוערת, כאשר הדוברים נכנסים אחד לדברי השני. תיעוד הפגישה באמצעות תמלול מקצועי מאפשר ארגון מדויק של המידע, הבחנה בין הדוברים השונים, תיעוד של הנאמר מילה במילה ומספק אף הגנה משפטית במקרה הצורך.
תמלול ישיבות – ישיבות דירקטוריון וישיבות הנהלה, ישיבות במסגרת הליכים משפטיים ואף ישיבות משותפות עם גורמי רשויות ואחרים מחייבות ניהול ורישום פרוטוקול.
כל אלה חייבות להיות מתועדות בגלל החובה לשמור על שקיפות או כדי לספק לארגון תיעוד מסודר של המידע, ארגון של הדברים שנאמרו, אפשרות לחזור לדיון בכל רגע נתון ולהיזכר מה בדיוק נאמר בו ולבסוף – הגנה משפטית במקרה הצורך.
הדרך הפשוטה והמקצועית ביותר ליצור פרוטוקול מדויק ומלא לישיבות אלה הוא על ידי שירות מקצועי של הקלטה ותמלול.
תמלול שיחות – בין אם מדובר על שיחת טלפון או פגישה פרטית בשתי עיניים, תמלול שיחות מאפשר להגיש את הקלטת השיחה בתור ראיה משפטית במקרה הצורך, או פשוט לתעד במערכות הארגון שיחות חשובות שהתקיימו בנושאים הקשורים לארגון.
תמלול הקלטות – לקראת קיום פגישה חשובה, דיון, ישיבה או שיחה, מומלץ להזמין שירות הקלטה ותמלול. שילוב של שני השירותים הללו תחת גורם מקצועי אחד הוא הדרך היחידה להבטיח כי ההקלטה תתבצע באיכות מספיק טובה על מנת לאפשר תמלול אמין ומקצועי.
לכן שירותי הקלטה ותמלול מתבצעים על ידי אנשי מקצוע מנוסים בעזרת ציוד מתקדם.
תמלול כנסים וימי עיון – כנסים וימי עיון הם בין הכלים החשובים העומדים לרשות חברות וארגונים כדי להעשיר את העובדים שלהם בידע מקצועי, ליצור קשרים חשובים עם לקוחות ומשקיעים, לשווק שירותים ומוצרים חדשים ועוד.
לעיתים קרובות, הידע שנחשף במסגרת יום עיון או כנס הוא ידע חשוב ויקר ערך, אותו יש לשמר ולתעד בעזרת שירותי הקלטה ותמלול לטובת מי שלא יכול להשתתף, לטובת מי שרוצה לחזור לתכנים שעלו בכנס ועוד.
ניר סלע מספק שירותי תמלול למטרות עסקיות לארגונים וחברות, לצד תמלול משפטי, תמלול ראיונות ועוד, עם גיבוי של ניסיון עשיר, ציוד מקצועי מתקדם והקפדה על כל פרט קטן. מחפשים שירותי תמלול לחברות ועסקים? צרו קשר ונשמח לעמוד לרשותכם!
עוד יכול לעניין אתכם:
