הקלטה ותמלול דיונים הפכה לשירות חיוני ומקובל, עם עליית המודעות לחשיבות השקיפות מול הציבור במקרים כמו דיוני ועדות ציבוריות, אך גם עם הבנת הערך הרב שניתן להפיק על ידי שימוש בהקלטה ותמלול של דיונים משפטיים ועם החשיבות של תיעוד הנאמר בדיונים עסקיים ומסחריים.
עם זאת, לכל סוג של דיון כזה יש מאפיינים מעט שונים בהם יש להתמקד כאשר מבצעים הקלטה ותמלול דיונים.
הקלטה ותמלול דיונים משפטיים
הקלטה ותמלול של דיונים משפטיים נעשים כאשר יש צורך בתיעוד מדויק נוסף על התיעוד של הקלדנית. צורך כזה עשוי להתעורר במקרים שונים, מגוונים ורבים:
- שקיפות – כאשר מתקיים דיון משפטי שיש בו עניין לציבור ולכן רוצים לשמור על שקיפות מלאה.
- חזרה על החומרים – כאשר עורכי הדין או השופטים רוצים לעבור שוב ושוב על החומרים, מסיבות שונות.
- מספר אירועים ברצף – כאשר הרוחות בבית המשפט מתלהטות ולכן הקלדנית מתקשה לתעד במדויק את כל הנאמר.
- משקל וערך למילים – כאשר יש משקל גדול לכל מילה הנאמרת בבית המשפט ועורכי הדין, או השופטים רוצים להיות בטוחים שדבר לא נעלם מעיניהם לאורך הדיון.
עם זאת, לצורך הקלטת דיונים בבית משפט, יש לקבל אישור מיוחד וכן חשוב לדעת כי בית המשפט לרוב אינו נושא בהוצאות השירות אלא מבקש השירות.
הקלטה ותמלול דיונים עסקיים/מסחריים
דיונים חשובים רבי משתתפים נערכים לעיתים קרובות גם אצל חברות גדולות, ארגונים ועסקים. במקרים כאלה לעיתים משתתפים בדיון מספר שותפים בחברה, חברי דירקטוריון והנהלה, אשר לדבריהם עשויה להיות משמעות גדולה ברמה הפיננסית, המשפטית ועוד.
לכן, כאשר מתנהלים דיונים מסחריים בעלי אופי חשוב, מקובל להקליט אותם ולבצע תמלול של הדברים שנאמרו. לעיתים הקלטה ותמלול של דיונים כאלה מחליפה ביעילות את רישום פרוטוקול הישיבה ולכן מאפשרת לכל המשתתפים להתנהל לאורך הדיון באופן חופשי וטבעי, בידיעה שכל הדברים הנאמרים בפגישה מתועדים באופן מדויק.
בדיונים מסוג זה ניתן להשתמש בציוד הקלטה מגוון מסוגים שונים, בהתאם לרמת הדיוק ואיכות ההקלטה המבוקשת.
הקלטה ותמלול של דיונים ציבוריים
דיונים של ועדות תכנון ובניה, דיונים של ישיבות מועצה וכן דיונים של ועדות הכנסת – כולם חייבים לפי חוק להיות מתועדים בצורה אמינה ומסודרת, נגישים לכלל הציבור, כחלק ממגמה לנקוט בגישה של שקיפות בפני הציבור.
ניתן כמובן להיעזר בשירותי קלדנות או לרשום את הנאמר בדיוק בפרוטוקול ישיבה, אבל רמת האמינות והדיוק המתאפשרת בעזרת שירותי הקלטה ותמלול של דיונים אלה, היא הגבוהה ביותר שניתן להשיג ולכן שירות זה הפך מקובל ומבוקש עם הזמן, עבור גופים ציבוריים רבים.
לסיכום, הקלטה ותמלול דיונים היא שירות חיוני, יעיל וחשוב, עבור גופים רבים המבקשים לעמוד בסטנדרטים גבוהים של אמינות, שקיפות ציבורית ודיוק. את השירות חשוב לבצע בעזרת בעלי מקצוע מיומנים ומנוסים בתחום.
למידע נוסף – צרו קשר ונשמח לעמוד לרשותכם!